ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VINH HÀ   Số:654/BC-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc       Vinh Hà, ngày  07 tháng 12 năm 2023

 

BÁO CÁO

 

Kết quả triển khai duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 năm 2023

và phương hướng nhiệm vụ năm 2024

 

Thực hiện Công văn số 2661/BCDD – IDDO 9001 của Ban chỉ đạo 19 ngày 06/12/2023 về việc báo cáo tổng hợp tình hình triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước năm 2023, UBND xã Vinh Hà báo cáo tình hình xây dựng, áp dụng kết quả thực hiện năm 2023 và phương hướng nhiệm năm 2024, cụ thể như sau:

I. Công tác chỉ đạo, điều hành:

 

Đầu năm, Ban chỉ đạo ISO đã tham mưu UBND xã ban hành Kế hoạch số 788/KH-UBND ngày 28/12/2022 về Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước xã Vinh Hà năm 2023.

Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động tại bộ phận một cửa.

Hiện nay UBND xã đã xây dựng Kế hoạch về Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước năm 2023.

 

II. Kết quả đã thực hiện:

 

1.   Xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

 

Trong năm 2023, UBND xã đã tập trung chỉ đạo các cán bộ, công chức chuyên môn căn cứ vào Mục tiêu chất lượng của xã để xây dựng Mục tiêu chất lượng của đơn vị và phổ biến tới toàn thể cán bộ, công chức, trong cơ quan. Hiện tại, do một số một số lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn đã được UBND huyện ban hành bộ thủ tục hành chính mới, nên một số thủ tục hành chính đã xây dựng trước kia không còn phù hợp, UBND xã Vinh Hà đã chỉ đạo các cán bộ, công chức chuyên môn rà soát, viết sửa lại TTHC mới được UBND tỉnh ban hành theo quy trình khung của Bộ Khoa học và Công nghệ.

 

Các quy trình xây dựng và áp dụng được gắn với công việc cụ thể, phân rõ trách nhiệm của từng cá nhân liên quan. Từ đó, quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL được đảm bảo đúng trình tự, thủ tục các bước, thời gian giải quyết và kết quả thực hiện.

Thường xuyên chỉ đạo, quán triệt tới các cơ quan chuyên môn có TTHC áp dụng theo HTQLCL cần thực hiện theo đúng quy trình đã cam kết về thời gian; thủ tục hồ sơ và việc lưu trữ hồ sơ.

Trong năm 2023, UBND xã chỉ đạo các cán bộ, công chức chuyên môn, tiếp tục rà soát xem xét thực hiện xây dựng các quy trình ISO đối với các TTHC chưa xây dựng quy trình ISO.

a) Tình hình phê duyệt và triển khai kế hoạch, mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2023:

- Tình hình phê duyệt và ban hành: Đầu năm, Ban chỉ đạo ISO đã tham mưu UBND xã ban hành Kế hoạch số 788/KH-UBND ngày 28/12/2022 về Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước xã Vinh Hà năm 2023.

- Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động tại bộ phận một cửa.

- Hiện nay UBND xã đã xây dựng Kế hoạch về Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước năm 2023.

b) Tình hình phê duyệt và triển khai áp dụng tài liệu HTQLCL

  Công tác duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 tại. UBND xã đang được thực hiện thuận lợi, việc áp dụng các quy trình đã mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai minh bạch, đáp ứng với yêu cầu cải cách hành chính của UBND xã. Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HQLCL) đã góp phần tích cực trong giải quyết các công việc chuyên môn của cơ quan, đơn vị và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã, các quy trình được cụ thể hóa, giảm bớt các giấy tờ rườm rà, thủ tục không cần thiết cũng như thời gian giải quyết công việc, xác định rõ trách nhiệm của các cán bộ, công chức chuyên môn được cơ quan phân công phụ trách lĩnh vực; từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức; giúp vận hành cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” có hiệu quả hơn.

Thúc đẩy việc nâng cao và hoàn thiện kết cấu hạ tầng; cán bộ,
công chức được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu của từng nhiệm vụ công tác. Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quản lý tại UBND xã, nhìn chung, các cán bộ, công chức chuyên môn trực thuộc UBND xã đã áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng khá tốt

Tình hình phê duyệt, ban hành, công bố tài liệu HTQLCL đồng bộ theo TCVN ISO 9001:2015: UBND xã ban hành Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện MTCL năm 2023. Ban hành Quyết định số 320/QĐ-UBND ngày 27/12/2022 Về việc ban hành Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2023.

Mô hình HTQLCL hay Sổ tay chất lượng, quy trình hệ thống, quy trình nội bộ bắt buộc áp dụng, quy trình ISO giải quyết TTHC (số quy trình xây dựng ISO/tổng số TTHC), quy trình nội bộ tác nghiệp khác,

- Tình hình xây dựng, phê duyệt kế hoạch, chương trình và triển khai hoạt động Đánh giá nội bộ năm 2023:

Ban chỉ đạo ISO đã tham mưu UBND xã ban hành Kế hoạch 789/KH-UBND ngày 28/12/2022 về Đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2023 tại UBND xã Vinh Hà.

- Tình hình áp dụng quy trình nội bộ bắt buộc áp dụng:

  Đánh giá việc thực hiện mục tiêu chất lượng: Hàng năm, ngay từ đầu năm UBND xã đã thực hiện ban hành chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; thực hiện việc đánh giá mục tiêu chất lượng (dự kiến đánh giá thực hiện mục tiêu chất lượng 6 tháng đầu năm 2023 vào cuối tháng 9 năm 2023)

- Tình hình áp dụng quy trình ISO giải quyết TTHC:

Tổng số hồ sơ giải quyết TTHC, hồ sơ đúng hạn, trễ hạn (nguyên nhân trễ hạn,…), hồ sơ không hợp lệ, tỷ lệ hồ sơ giải quyết mức độ 3, mức độ 4,…

Hồ sơ giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của xã từ 01/01/2023 đến 06/12/2023 đã tiếp nhận và giải quyết 1130 hồ sơ. Trong đó công chức chuyên môn đã tham mưu giải quyết 1130 hồ sơ, đạt (trong đó trước  hạn: 857 hồ sơ, đạt 75,84 %; đúng hạn 187 hồ sơ, chiếm 16,54%; trể hạn 71, chiếm 6,28%; hồ sơ đang giả quyết 40 hồ sơ).

Phối hợp với bưu điện văn hóa xã tổ chức luân chuyển 89 lượt hồ sơ qua hệ thống dịch vụ công ích giảm thiểu thời gian đi lại và thời gian giải quyết TTHC của người dân.

Trong năm 2023, tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt 100%, không có phản ánh, kiến nghị của công dân đến việc tiếp nhận và trả kết quả TTHC.

Cán bộ, công chức thường xuyên trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm giải quyết TTHC, nâng cao tinh thần tận tụy, phục vụ nhân dân.

Việc tuân thủ thực hiện các quy trình TTHC đã được xác định trong hệ thống quản lý chất lượng: Trong quá trình tiếp nhận, thụ lý giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, các bộ phận chuyên môn đã thực hiện đảm bảo theo đúng trình tự quy trình giải quyết TTHC đã xây dựng và xác định trong hệ thống.

Hoạt động cải tiến trong hệ thống quản lý chất lượng: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ giải quyết TTHC và vận hành hệ thống, UBND xã luôn chỉ đạo các bộ phận chuyên môn tham mưu tổng hợp các nhiệm vụ, quy trình khi có quy định mới của pháp luật, kịp thời sửa đổi quy trình phù hợp với thực tế hoạt động của cơ quan và quy định của pháp luật.

Hoạt động xem xét lãnh đạo và hoạt động đánh giá nội bộ, thực hiện khắc phục các điểm không phù hợp: đã thực hiện hoạt động xem xét của lãnh đạo, tiến hành đánh gúa nội bộ.

 

2.  Việc tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.

 

Trong quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO

 

9001:2015, UBND xã Vinh Hà đã ban hành quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO gồm: Chủ tịch UBND làm Trưởng Ban; Phó trưởng ban gồm: 01 Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách Văn hóa - Xã hội, Văn phòng thống kê; Thư ký: Ủy ban xã đã kịp thời kiện toàn Tổ giúp việc Ban Chỉ đạo ISO khi có thay đổi về nhân sự.

 

Để tiếp tục duy trì, áp dụng có hiệu quả HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính trên địa bàn xã, UBND xã trong quá trình triển khai thực hiện. Tổng hợp, thẩm định kết quả rà soát của các cán bộ, công chức chuyên môn.

 

III. Đánh giá quá trình thực hiện:

 

1.    Đánh giá về hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

 

Việc xây dựng và duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước đã đem lại hiệu quả tích cực trong tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ, cụ thể là:

 

Tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu quả hơn thông qua việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đã xây dựng; việc tổ chức, thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại Văn bản QPPL, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên, hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc.

 

Thông qua áp dụng ISO, lãnh đạo đơn vị điều hành công việc có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất. Cán bộ, công chức, được phân công trách nhiệm rõ ràng trong quá trình xử lý

Công việc, được đánh giá năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm khách quan hơn, thực hiện được trách nhiệm, quyền lợi của mình đúng nơi, đúng người có thẩm quyền phê duyệt. Bên cạnh đó, cán bộ, công chức còn được đào tạo, tập huấn nâng cao về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, được làm việc trong môi trường ngày càng tốt hơn.

         Các thủ tục hành chính đều có quy trình xử lý công việc niêm yết công khai, minh bạch. Người dân đến cơ quan nhà nước được hướng dẫn tận tình, trả kết quả xử lý đúng hẹn. Chất lượng, hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao, tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân.

2.  Những thuận lợi, khó khăn trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

 

2.1.  Thuận lợi.

 

- Nhận được sự quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn của UBND huyện Phú Vang

 

- Có sự quyết tâm, cam kết của lãnh đạo cao nhất.

 

- Sự đồng thuận, ý thức trách nhiệm của cán bộ công chức, người lao động. - UBND tỉnh công bố quy trình nội bộ giải quyết TTHC trên một số lĩnh vực

 

do đó việc xây dựng các quy trình ISO giải quyết các TTHC được thực hiện nhanh chóng, đồng bộ với bộ TTHC.

 

- Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức đã được nâng cao, thiết bị công nghệ được trang bị tương đối đầy đủ, được nối mạng Internet, trang bị Hệ thống phần mềm điện tử...

 

2.2. Khó khăn.

 

            Công chức, thư ký ISO tại UBND  xã, đều là kiêm nhiệm và luôn có sự luân chuyển giữa các bộ phận trong cơ quan, nên việc cập nhật kiến thức về hệ thống và việc tiếp cận với HTQLCL ISO 9001 còn chưa kịp thời, chưa thường xuyên dẫn đến hiệu quả chưa thực sự cao.

 

            Việc mở rộng áp dụng gặp nhiều khó khăn do đội ngũ làm công tác CCHC tại xã thay đổi liên tục; việc hướng dẫn xây dựng, áp dụng chưa được đầu tư kinh phí nên không có được sự hướng dẫn của đơn vị tư vấn và các chuyên gia về HTQLCL, mà chủ yếu thực hiện bằng sự hướng dẫn của công chức phụ trách CCHC của huyện; công chức xã chưa được va chạm, tìm hiểu nội dung của HTQLCL bao giờ nên việc thực hiện còn lúng túng, chưa được bài bản.

IV. Phướng hướng trong thời gian thới:

1. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trên môi trường mạng đồng bộ với trang dịch vụ công trực tuyến của tỉnh;

2.  Đôn đốc, hướng dẫn cán bộ, công chức thực hiện công bố hoặc công bố lại Hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2015 sau khi có sự điều chỉnh, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi áp dụng và ban hành lại danh mục quy trình hóa theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

3. Tiếp tục thực hiện duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với các cơ quan, đơn vị.

4. Áp dụng có hiệu quả quản lý theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 một cửa hiện đại của UBND xã.

5. Tổ chức các đợt kiểm tra, giám sát việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn xã.

Chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến ISO tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn xã.

6. Tham mưu UBND xã ban hành kế hoạch, thành lập đoàn kiểm tra đánh giá nội bộ ISO đối với các công chức chuyên môn thuộc UBND xã.

7. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổ chức kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tại cơ quan, đơn vị theo kế hoạch đã được UBND xã phê duyệt. Tổng hợp, báo cáo, đề xuất ủy ban nhân dân huyện giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng thực hiện ISO;

8. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổ chức kiểm tra, giám sát việc áp dụng, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; đề xuất khen thưởng đối với tập thể, cá nhân có thành tích trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch này.

9. Định kỳ (tháng 11 hàng năm) hoặc đột xuất khi có yêu cầu, tổng hợp tình hình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chât lượng tại các cơ quan, đơn vị báo cáo ủy ban nhân dân xã.

10. Thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống ISO 9001:2015 trong hoạt động của cơ quan và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện; báo cáo tình hình triển khai ISO phục vụ hoạt động kiểm tra khi có yêu cầu;

11. Thực hiện công bố hoặc công bố lại Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 khi có sự điều chỉnh, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi áp dụng;

V. Đề xuất, kiến nghị:

Để tiếp tục thực hiện tốt việc xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong thời gian tới, UBND xã Vinh Hà đề nghị: Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục tổ chức các lớp bồi dưỡng về HTQLCL ISO 9001:2015 và các lớp đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ cho cấp xã, vì hàng năm các cơ quan chuyên môn, UBND xã có sự thay đổi về nhân sự, điều đó ảnh hưởng tới chất lượng của các đợt đánh giá nội bộ.

 

Trên đây là báo cáo kết quả triển khai duy trì, áp dụng và cải tiến, mở rộng Hệ thống QLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 năm 2023 và phương hướng nhiệm vụ năm 2024. Ủy ban nhân xã kính trình quý cấp biết để chỉ đạo./.

 

Nơi nhận:   -  Như trên;   -  Lãnh đạo UBND huyện;   -  Các cơ quan chuyên môn;   -  CT các PCT UBND xã.   -  Lưu VT, Thư ký ISO.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH                       Trần Hữu Đạo