ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VINH HÀ       Số: 681/BC-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc       Vinh Hà, ngày 21 tháng 11 năm 2022

 

 BÁO CÁO

Công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2022 và phương hướng nhiệm vụ năm 2023

 

 

 

Thực hiện Công văn số 1610/UBND-NV ngày 15 tháng 11 năm 2022 của Ủy ban nhân dân huyện Phú Vang về việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2022. Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà báo cáo kết quả thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2022như sau:

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân để nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ.

Tiếp tục tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cấp trên đến toàn thể cán bộ, công chức, các ban ngành đoàn thể xã trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc trong các cuộc họp,  hội nghị của cơ quan.

2. Ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ

Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà đã ban hành kế hoạch số: 45/KH-UBND ngày 13/1/2022 về việc triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022;

Quyết định số 58/QĐ-UBND ngày 15/01/2022 quyết định ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ; Quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ.

3. Công tác tổ chức cán bộ

Các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ do công chức Văn phòng –Thống kê UBND xã thực hiện theo quy định trong Quy chế phân công nhiệm vụ làm việc của UBND xã. Vì vậy việc tham mưu lãnh đạo trong cơ quan về quản lý công tác lưu trữ còn hạn chế.

Nhân sự làm công tác Văn thư, lưu trữ: 01 người.

Họ và tên: Văn Đình Tiến

Trình độ, chuyên môn: Kỷ sư NTTS.

Về chế độ chính sách đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Không có. Do kinh phí của xã còn hạn hẹp, chưa được quan tâm, đầu tư đúng mức nên công chức Văn phòng – Thông kê đảm nhiệm công tác VTLL không được hưởng thêm mức phụ cấp kiêm nhiệm.

Công tác bồi dưỡng, tập huấn về văn thư lưu trữ: Trong năm nay vẫn chưa được tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nào về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Kiểm tra, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ: Không

5. Công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản

Căn cứ vào quy chế hoạt động của UBND xã nhiệm kỳ 2021-2026, thẩm quyền ban hành văn bản, các văn bản nhân danh UBND để điều hành công việc, đều phải đúng theo quy định của pháp luật về thể thức văn bản; luôn cập nhật các văn bản quản lý Nhà nước, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, khi giao cho các bộ phận chức năng soạn thảo xong thì phải chuyển về công chức văn phòng kiểm tra trước khi chuẩn bị in ấn và ban hành.

Nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận, đăng ký các văn bản và vào sổ công văn đi, đến, chuyển giao theo dõi giải quyết, văn bản đi, đến; tổ chức phát hành văn bản đi, sắp xếp và quản lý văn bản lưu; quản lý sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân xã và thực hiện các nhiệm vụ khác.

- Việc quản lý, giải quyết văn bản đi

Các bộ phận tham mưu soạn thảo văn bản xong phải chuyển Công chức Văn phòng - Thống kê kiểm tra xem thể thức văn bản đúng theo quy định hay chưa. Sau đó tham mưu trình lãnh đạo phê duyệt ký, ban hành.

Công tác xây dựng và ban hành văn bản rất quan trọng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, thể hiện tính quyền lực và mang tính chất quyết định tới chất lượng quản lý của Nhà nước của cơ quan, đơn vị đó. Vì vậy mỗi khi ban hành văn bản nào đó để trao đổi thông tin thì UBND xã giao cho cán bộ chuyên môn thu thập thông tin để soạn thảo đúng theo các văn bản hướng dẫn của cấp trên, nội dung văn bản phải sát với thực tiễn của địa phương và được mở sổ theo dõi từng loại cụ thể. Sổ Công văn đi được theo dõi trên hệ thống qua phần mềm sso để cập  nhật.

Quản lý văn bản đi: Ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã đảm bảo theo quy định. Các bộ phận chuyên môn đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và lưu văn bản đi theo số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định.

Tính từ ngày 01/01/2022 đến ngày 21/11/2022 tổng số văn bản đi: 960 văn bản được ban hành.

- Việc quản lý, giải quyết văn bản đến

Việc quản lý văn bản đến đều được cập nhật, lưu trữ trên phần mềm sso, trang điều hành tác nghiệp đa cấp của tỉnh.

 Việc tiếp nhận và xử lý tất cả các loại văn bản đến đều được xử lý đảm bảo tính bí mật. Các văn bản đến chức danh cụ thể được chuyển theo đúng chức danh.

Văn bản từ các nơi gửi đến qua bưu điện hoặc gửi trực tiếp đến, đều tập trung tại văn thư, khi bưu tá mang công văn và báo chí đến tất cả đều được kiểm tra xem có còn nguyên vẹn không, có đúng nơi nhận không, nếu không đúng trả lại cho người mang đến, hoặc nhân viên bưu điện, hoặc gửi lại nơi gửi, cơ quan gửi. Được Kiểm tra xem bì thư có bị bóc không, có sai thể thức không, sau đó chuyển giao cho lãnh đạo cơ quan nhận để phân công nhiệm vụ cho các bộ phận chuyên môn, cá nhân, đơn vị ban ngành có thẩm quyền xem xét và giải quyết.

Quản lý văn bản đến: Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao theo đúng quy định, thực hiện tốt Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Tính từ ngày 01/01/2022 đến ngày 06/12/2022 số văn bản đến: 1.942 văn bản. Trong đó:

Văn bản đến qua đường bưu điện: 73 văn bản;

Văn bản đến trên hệ thống điều hành văn bản: 1.869.

6. Thực hiện hoạt động lưu trữ

- Công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu:

Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm đã được UBND xã quan tâm. Công chức Văn phòng – Thống kê kiêm văn thư, lưu trữ đã tích cực tham mưa cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo Cán bộ, Công chức thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các văn bản nộp lưu được văn thư sắp xếp chỉnh lý, lập danh mục lưu trữ

đúng theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên hiện nay số hồ sơ tài liệu tồn đọng ở các bộ phận chưa thu hồi, chưa được chỉnh lý về lưu trữ cơ quan vẫn còn.

- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan:

UBND xã đã bố trí 01 phòng làm việc của Công chức văn phòng – Thống kê kiêm lưu trữ tài liệu, tuy nhiên diện tích của phòng chật hẹp tủ đựng hồ sơ  để lưu trữ và bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, không đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật và trang thiết bị cần thiết, các yếu tố về an toàn tài liệu.

- Tình hình quản lý tài liệu đang bảo quản:

Xác định việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ. Lãnh đạo UBND xã luôn quan tâm và chỉ đạo Công chức chuyên môn văn thư lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ văn bản tài liệu trong tình hình mới.

Công tác lưu trữ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý của mỗi cơ quan đơn vị nói chung và của mỗi cá nhân nói riêng. Do vậy công tác lưu trữ đã góp phần giải quyết công văn nhanh chóng, chính xác, đúng chính sách chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, của Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, lợi dụng những sơ hở trong việc quản lý văn bản làm trái quy định pháp luật; Phục vụ khai thác thông tin để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc trong cơ quan và cá nhân, qua đó giúp Cán bộ, Công chức trong cơ quan xã thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.

Việc quản lý khai thác sử dụng được thực hiện đúng theo quy chế hoạt động của UBND xã, được Công chức Văn phòng – Thống kê kiêm văn thư - lưu trữ quản lý, bảo quản lưu trữ, khi cán bộ chuyên môn muốn khai thác sử dụng thì phải xin ý kiến của thủ trưởng cơ quan.

7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện sự chỉ đạo của UBND huyện, UBND xã đã tổ chức triển khai tốt phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua phần mềm sso trang điều hành tác nghiệp đa cấp của tỉnh phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành chung của TT. UBND xã. Tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tra cứu tài liệu khi cần thiết.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Ưu điểm

Trong những năm qua công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã đã đạt được những kết quả và có những chuyển biến tích cực như sắp xếp bố trí khoa học hơn, có sổ sách theo dõi văn bản, bố trí 01 cán bộ VP-TK kiêm nhiệm phụ trách công tác văn thư để đảm bảo được công việc lưu trữ tại đơn vị thuận tiện cho việc khai thác và sử dụng các văn bản có hiệu quả phục vụ cho công tác chung của UBND xã.

Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản của Nhà nước về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức, nội dung.

Tích cực trong ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế việc chuyển văn bản giấy đối với một số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử, phần mềm dùng chung sso.

Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được chỉ đạo thường xuyên, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được quan tâm.

2. Tồn tại, hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã vẫn còn một số hạn chế sau:

Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành chưa được đầy đủ; Quá trình chuyển giao cho các đồng chí có liên quan đến khi kết thúc năm việc thu hồi tài liệu chưa thực hiện được còn bị thất lạc.

Các ban ngành chuyên môn của xã chưa thực hiện đúng các quy định của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ. Một phần công tác lưu trữ do kiêm nhiệm nhiều việc, không được đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ nên quá trình xử lý công việc còn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng đưa vào lưu trữ; có sự thay đổi nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ qua từng năm, đã ảnh hưởng đến các nghiệp vụ trong công tác lưu trữ.

Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

Một số Cán bộ, Công chức vẫn chưa nghiên cứu sâu các văn bản và chưa kiểm soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định nên vẫn còn sai sót.

Phòng lưu trữ  vẫn còn thiếu trang thiết bị để bảo quản tài liệu được lâu dài, hầu hết lưu tại bộ phận chuyên môn nhưng về lâu dài sẽ không thực hiện được nên các khâu trong nghiệp vụ về lưu trữ chưa thể triển khai thực hiện tốt và thường xuyên.

Văn thư lưu trữ chưa được tham gia các lớp tập huấn về chuyên môn để tham mưu thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn.

3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đa số không đúng chuyên môn nghiệp vụ, kiêm nhiệm là chính đã ảnh hưởng đến việc nắm bắt thông tin, cập nhật văn bản pháp luật mới của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và đưa chúng vào thực tế công việc, cũng như chưa mạnh dạn đề xuất tham mưu cho lãnh đạo thực hiện đúng các quy định. Bên cạnh đó, do khối lượng công việc của mảng Văn phòng – thống kê kiêm văn thư khá nhiều việc nên đã phần nào ảnh hưởng đến công tác lưu trữ lưu trữ của cơ quan.

Việc đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ còn rất hạn chế so với nhu cầu thực tế để triển khai thực hiện đồng bộ cho toàn xã. Trong tình hình khó khăn chung xã chỉ có khả năng bổ sung một phần nhỏ kinh phí để trang bị bìa hồ sơ, kẹp tài liệu, ngăn tủ đựng hồ sơ.

III. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2023.

Tiếp tục triển khai có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.

Tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, và các văn bản của nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ cho cán bộ, công chức và các ban ngành đoàn thể trong xã.

Bố trí phòng lưu trữ một cách khoa học, hiệu quả, đảm đảm theo quy định của nhà nước, cần phải đầu tư các trang thiết bị cần thiết trong kho như quạt thông gió, máy hút ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác… để phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Chỉnh lý tài liệu khoa học, hiệu quả đúng tiến độ, tránh tình trạng tài liệu tích đống, bó gói, thất lạc.

IV. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

Đề nghị cấp trên quan tâm và phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai các công việc chuyên môn trong công tác văn thư - lưu trữ như: Nâng cấp, đầu tư trang thiết bị cho phòng lưu trữ để phục vụ công tác lưu trữ của cơ quan. Cần quan tâm hỗ trợ chế độ cho công chức kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ.

Có kế hoạch thường xuyên, định kỳ tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu đối với cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ, mở lớp tập huấn hướng dẫn cho cán bộ, công chức kỹ năng sắp xếp hồ sơ công việc cá nhân. Chuẩn hóa đội ngũ công chức làm công tác văn thư - lưu trữ.

Trên đây là báo cáo kết quả triển khai thực hiện công tác văn thư - lưu trữ năm 2022 và phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ năm 2023 của UBND xã Vinh Hà./.

 

Nơi nhận: - Phòng Nội vụ huyện (b/c); - BTV. Đảng ủy(b/c); - TT.HĐND xã; - CT các PCT UBND xã; - Lưu: VT.

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH   (đã ký)     La Phước Thịnh